Hoe zorg je ervoor dat digitale spoedmeldingen in een grote, regio-overstijgende organisatie goed landen? Regionale ambulancevoorziening Brabant Midden-West-Noord bouwt stap voor stap aan betere gegevensuitwisseling in de acute zorg. Met twee meldkamers, meerdere zorgregio’s, zeven huisartsenspoedposten, overige partners en een flinke technische puzzel maakt samenwerking het verschil. We gingen in gesprek met Marloes Ridders, business- en data-analist bij de Regionale Ambulancevoorziening Brabant Midden-West-Noord. Zij houdt zich vanuit haar rol bezig met de implementatie van digitale gegevensuitwisseling in de regio. “Sinds ik hier werk, ben ik betrokken bij activiteiten in het kader van het programma Met spoed beschikbaar,” vertelt Marloes. Vorig jaar vóór de zomer zijn we gestart met het uitwerken van de digitale spoedmelding van de huisartsenpost naar de meldkamer.”

Met de spoedmelding kan de huisartsenspoedpost digitaal een ambulance aanvragen. Informatie zoals de patiëntgegevens, het haaldres, triageverslag, deelcontactverslagen (SOEP) en nog meer komt automatisch in het systeem van de meldkamer te staan. Hierdoor hoeft de meldkamer niet alles opnieuw te registreren. Er vindt nog wel een warme telefonische overdracht, maar die kan korter en de ambulance kan sneller op pad, wat de kwaliteit van de patiëntenzorg ten goede komt.

Twee meldkamers, meerdere regio’s

“Wij bedienen een groot deel van Brabant. Dat betekent ook dat we met twee meldkamers werken,” legt Marloes uit. “In Bergen op Zoom hebben we een meldkamer voor Midden- en West-Brabant, die ook RAV Zeeland bedient. Daarnaast is er een meldkamer in Brabant-Noord, die samenwerkt met GGD Brabant-Zuidoost. In deze regio’s werken we bovendien samen met in totaal zeven huisartsenspoedposten en verschillende ketenpartners, waaronder collega’s uit de buurregio’s zoals Jacco Bolle van RAV Zeeland en Gerdi Braakman van GGD Brabant Zuid-Oost. Dat betekent in de praktijk: meerdere partners, verschillende werkgebieden en afstemming op meerdere fronten. “De grootste uitdaging is dat we met twee meldkamers én meerdere partners te maken hebben. Je moet met iedereen samenwerken en rekening houden met ieders werkprocessen. Je hebt elkaar allemaal nodig om hetzelfde doel te bereiken: betere en duurzame spoedzorg voor de patiënt. Het traject duurt daardoor soms wat langer, maar de samenwerking wordt als zeer prettig ervaren.”

Samen gewoon beginnen

Toch verloopt de samenwerking opvallend soepel. “We kenden elkaar al goed. We hebben intensief contact vanwege technische inrichtingen, delen een pand en werken samen bij zogeheten burenritten. Het komt voor dat een ambulance uit Zeeland een rit in Brabant rijdt en andersom. Samen met Jacco en Gerdi hebben we de koppen bij elkaar gestoken en zijn gewoon begonnen,” zegt Marloes. “Het ging eigenlijk vanzelf.”

Dat informele begin blijkt een belangrijke succesfactor. Waar afstemming in sommige regio’s complex en tijdrovend kan zijn, helpt het hier dat partijen elkaar weten te vinden en bereid zijn samen stappen te zetten. Cultuur en onderling vertrouwen spelen daarin een grote rol. Een belangrijke tip van Marloes hierbij: betrek direct alle partijen. “We hebben bij de plannen om met de spoedmelding aan de slag te gaan meteen de HAP-organisaties aangehaakt. Dat werkt goed.” De zorgverleners van de huisartsenspoedposten reageerden enthousiast. Zij zien de voordelen voor de patiënt én zichzelf. “Het besef dat het werk gaat schelen, is er. Onze insteek was: denk met ons mee, want dit is wat we samen willen bereiken.”

Uniforme werkafspraken over de regiogrenzen heen

De invoering van de digitale spoedmelding gebeurt gefaseerd. Per meldkamer wordt gestart met één huisartsenspoedpost. Opvallend is dat deze spoedposten in een regionaal grensgebied liggen. “Dat maakt het aan de ene kant uitdagend, maar aan de andere kant ook heel mooi om te zien hoe de samenwerking over de regio’s heen nu vorm krijgt.” De overige huisartsenspoedposten volgen later. Zij worden nu wel al betrokken bij de afstemming over werkafspraken rondom de digitale spoedmelding, zodat we uniforme werkafspraken met elkaar hebben. Een voordeel hierbij is dat vrijwel alle posten – op één na – met hetzelfde huisartsenpost-informatiesysteem werken.

Technische puzzel bij regio-overstijgend werken

Waar zit de uitdaging in de samenwerking? De grootste uitdaging zat in de techniek. “Wij bedienen als RAV twee regio’s. Met eerst één en later twee aansluitingen op het LSP moest worden geregeld dat meldingen bij de juiste meldkamer binnenkomen. Samen met VZVZ, Ambulancezorg Nederland en de leverancier van onze koppelvlakken zijn we daar uitgekomen, maar dat kostte veel tijd.”

Voor regio’s die regio-overstijgend werken, vraagt de technische inrichting extra aandacht. Denk aan certificaten en routering van berichten. “Dat hebben we grotendeels zelf moeten uitzoeken. Vanuit de meldkamer is dit complexer dan bijvoorbeeld voor HAP-organisaties of ziekenhuizen.” Een aandachtspunt voor het programma Met spoed beschikbaar is volgens Marloes dan ook om deze technische uitdagingen explicieter te beschrijven en regio’s hierin extra te begeleiden.

Toolkit ter ondersteuning bij implementatie

Dit zou dan ook onderdeel kunnen worden van de toolkit van Met spoed beschikbaar. Bij de implementatie maken Marloes en haar collega’s gebruik van deze toolkit. “Daarin staan bijvoorbeeld voorbeeldwerkafspraken van andere regio’s die de spoedmelding al in gebruik hebben genomen. Die hebben we als basis gebruikt en alleen nog verder aangescherpt. Wat we in de toolkit zagen, was eigenlijk al heel compleet, dus het is slechts een kwestie voor onze regio’s om wat puntjes op de i te zetten. ”

Vooruitkijken: verdere verbinding in de keten

De verwachting is dat de spoedmelding bij de eerste HAP-organisaties in de regio medio maart 2026 in gebruik genomen gaan worden. Daarna volgen de overige HAP-organisaties.
Marloes en haar collega’s kijken ook vooruit. Binnen de ambulancezorg zijn al verschillende berichtenstromen ingericht, zoals de inzetopdracht van de meldkamer naar de ambulance en de ambulanceberichten naar de SEH.

Een volgende stap is de terugkoppeling van de spoedeisende hulp naar de ambulancezorg. “Dat levert voor ons grote toegevoegde waarde. Komend jaar verwachten we met een aantal ziekenhuizen verdere stappen te zetten. Daar liggen nog kansen”

Trots op wat er staat

Wat vooral opvalt in het verhaal van Marloes, is de combinatie van inhoudelijke kennis en verbindend vermogen. In een grote, regio-overstijgende setting met meerdere meldkamers en partners wordt stap voor stap gebouwd aan betere informatie-uitwisseling in de acute zorg. En soms begint dat gewoon met elkaar kennen, vertrouwen en samen de eerste stap zetten.