In Netwerk Acute Zorg Noord-Holland/Flevoland vinden veel activiteiten plaats rondom (de implementatie van) digitale gegevensuitwisseling tussen de verschillende zorgaanbieders in het netwerk. Adviseurs Acute Zorg Tom Fresen en Suzanne Schmeink van het ROAZ zijn hier nauw bij betrokken. In een interviewartikel vertellen zij meer over hun activiteiten en ervaringen met en visie op digitale gegevensuitwisseling.
Even voorstellen..
Tom Fresen is oorspronkelijk bewegingswetenschapper en heeft verschillende functies gehad op het snijvlak van zorg en IT. Hij werkt nu 6 jaar voor Netwerk Acute Zorg Noord-Holland/Flevoland als adviseur Acute Zorg/ROAZ. Zijn collega-adviseur Suzanne Schmeink is sinds 1 jaar adviseur Acute Zorg/ROAZ. Zij is van huis uit IC-verpleegkundige en deze praktische kennis en ervaring helpt haar in haar huidige functie. Tom en Suzanne noemen zichzelf “regionale ambassadeurs van Met spoed beschikbaar” en zij delen in dit artikel hun ervaringen met digitale gegevensuitwisseling.
Het belang van digitale gegevensuitwisseling in de acute zorg
Digitale gegevensuitwisseling draagt bij aan de soepele doorstroming in de acute zorgketen, vertelt Suzanne. “Door middel van het digitaal uitwisselen van gegevens bied je de volgende schakel in de keten de kans om te anticiperen op wat gaat komen. Daar gaat dus geen kostbare tijd verloren. Als je digitaal je gegevens overdraagt, staat het ook zwart op wit. Dat is minder foutgevoelig dan bijvoorbeeld telefonische overdracht. We denken ook dat het efficiënter is, omdat het de registratielast vermindert.”
Tom vult aan: “Digitaal gegevens uitwisselen lukt alleen maar goed als je heel goed aansluit op bestaande werkprocessen. Die processen kunnen natuurlijk wel enigszins worden aangepast, maar de zorgpraktijk moet wel leidend zijn. Het is dus van belang om het er met zorgverleners over te hebben hoe die uitwisseling in de praktijk verloopt.”
Activiteiten op het gebied van Met spoed beschikbaar
In de regio Noord-Holland/Flevoland zijn de berichten tussen de SEH’s en de huisartsenspoedposten in bijna alle situaties gerealiseerd. Ook zijn de berichten tussen de regionale ambulancevoorzieningen (RAV’s) en de SEH’s overal operationeel, of bijna operationeel. “Daar zijn we de afgelopen jaren heel druk mee bezig geweest en dat is het mooie resultaat van de inspanningen van alle werkgroepleden. En op dit moment zijn we bezig met de digitale terugkoppeling van de SEH naar de ambulance”, vertellen Tom en Suzanne.
De aanpak in de regio
Noord-Holland/Flevoland vormt met circa 3,4 miljoen inwoners een grote en complexe regio met 3 verschillende meldkamers, 11 ziekenhuisorganisaties met vele vestigingen, 6 veiligheidsregio’s, 6 RAV’s en 12 huisartsenspoedpost-organisaties. Tom: “Een gedeelte van de activiteiten proberen we in de subregio’s op te lossen. Maar digitale uitwisselingen, zeker vanuit ambulances, gaan naar veel verschillende plekken. Dat proberen we daarom zoveel mogelijk vanuit de gehele regio aan te vliegen. Voor het maken van werkafspraken hebben we daarbij ook contact met aangrenzende ROAZ-regio’s, zodat we in de definities en inzage ook niet te veel verschillen krijgen.”
Het TAZK-project
Een jaar of 4 geleden startte het Netwerk Acute Zorg Noord-Holland/Flevoland het TAZK-project: Toekomstbestendige Acute ZorgKeten. In dit project werd geformuleerd dat digitale gegevensuitwisseling belangrijk is tussen zorgpartners en dat het daarbij essentieel is gebruik te maken van landelijke standaarden, zodat de regio het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Met spoed beschikbaar is daar volgens Tom en Suzanne een “heel goed voorbeeld” van.
Samenwerking RSO’s
Suzanne: “We trekken ook samen op met de 3 RSO’s in onze regio: Sigra, Connect4Care en Zorgring NHN. Het ROAZ brengt partijen bij elkaar, zet het thema digitalisering van gegevensuitwisseling op de agenda, zorgt ervoor dat het belangrijk gevonden wordt en dat werkgroepen bij elkaar komen. De RSO’s zorgen op hun beurt voor de daadwerkelijke technische implementatie in de systemen. De RSO’s sluiten ook aan in onze maandelijkse regionale werkgroep om de voortgang erin te houden.”
Werkgroep
In de genoemde regionale werkgroep zitten mensen van de werkvloer, zoals leidinggevenden van de SEH’s en de techneuten uit de betrokken ziekenhuisorganisaties. Suzanne: “Met hen hebben we het over de werkafspraken, het werkproces en het gebruik van de berichten. We maken afspraken over de implementatie, met een tijdpad en deadlines. Met de technische mensen hebben we ook een dashboard ontwikkeld waarin we de voortgang en ‘prestaties’ kunnen zien. Denk aan de berichten die vanuit de ambulance verstuurd moeten worden: op welk moment tijdens de rit gebeurt dit precies? Dat soort zaken brengen we allemaal in kaart.”
De obstakels
Waar lopen Suzanne en Tom tegenaan bij de implementatie van digitale gegevensuitwisseling?
Concrete beschikbaarheid berichten
Tom: “Een heleboel berichten zijn er nog niet, dus daar kan je dan ook niet zoveel mee; je moet wel wat te implementeren hebben. Daarom moeten er koplopers komen en daar proberen wij Met spoed beschikbaar ook bij te helpen.”
Verschillen in tempo
Suzanne: “Per organisatie is het tempo heel verschillend. De ene zorgorganisatie gaat sneller dan het andere en daar heb je mee te dealen. Maar dat hoeft niet erg te zijn, dan vragen we daar gewoon aandacht voor in die groep.”
Leverancierskosten
“De positie van leveranciers is onevenredig machtig ten opzichte van zorgorganisaties die de ICT-producten moeten afnemen van deze leveranciers”, vertelt Suzanne. “Als een koploperproject, waarin een leverancier een product ontwikkelt, succesvol is afgerond, zou het mooi zijn dat andere partijen die ook met dat systeem werken, het product ook kunnen gebruiken. In plaats van dat er opnieuw kosten in rekening worden gebracht, waardoor de budgetten in de ziekenhuizen onder druk komen te staan.”
Tom vult aan: “Met publiek geld worden die koppelingen ontwikkeld en vervolgens wordt er privaat geld mee verdiend: dat kan beter. We zien dat heel veel zorgpartijen niet heel ruim in het jasje zitten. Als je met zo’n koppeling aan de gang gaat, moet je daar enkele tienduizenden euro’s voor betalen. Dat staat vaak niet in de begroting of moet mee in de begroting van een volgend jaar. Dan ben je als zorgpartij snel weer anderhalf jaar verder. Dus niet alleen qua kosten maar ook qua tempo zou het heel goed zijn als daar landelijk meer regie op komt.”
GGZ en VVT ontbreken nog
Een ander knelpunt is dat GGZ en VVT nog niet meegenomen zijn in het programma en daar is de behoefte ook heel groot, aldus Tom en Suzanne. “Nictiz is die behoefte aan het inventariseren, dus dat is een eerste stap. Maar we moeten ons ook realiseren dat als het in hetzelfde tempo gaat als de Richtlijn Gegevensuitwisseling acute zorg, dit lang kan duren en die tijd hebben we niet. In het kader van zorgcoördinatie is met name die VVT heel belangrijk om goed en soepel mee te kunnen communiceren.”
Juridische aspecten
Suzanne geeft aan dat ook juridische aspecten ervoor zorgen dat de voortgang hier en daar stokt. Dat geldt uiteraard niet alleen voor Met spoed beschikbaar, maar in de hele breedte van de zorg. “Dan hebben we het over de toestemmingen en privacy, en DPIA’s die gedaan moeten worden. Wij zouden zeggen: neem één landelijk EPD, dan kunnen heel veel problemen de prullenbak in!”
Zorgcoördinatie
Er is veel voor nodig om dit soort trajecten vlot te trekken. Tom denkt dat het daarom heel goed is dat hier landelijke aandacht voor is en blijft. “Naast Met spoed beschikbaar, hebben we ook te maken met het Zorgcoördinatie-project. In het kader van dit project is gesteld dat de Met spoed beschikbaar-berichten echt voorwaardelijk zijn om die zorgcoördinatie te laten slagen. Wat de ervaring leert, is dat het allemaal niet vanzelf gaat; daar is landelijke sturing en financiering bij nodig.”
Zorgen voor voortgang
Het gaat kortom niet vanzelf en het is complex. Hoe zorgen Tom en Suzanne voor de nodige motivatie en voortgang in hun regio?
Mensen het podium geven
Tom: “Je hebt overal vooroplopers, achterblijvers en vertragers. Maar je wilt het met de regio doen en je moet de hele regio meekrijgen, ook al hoeft dat niet in één tempo te zijn. Als je in je regio mensen hebt met visie, die dicht op de praktijk staan, moet je met hen in contact blijven en ze het podium geven. Want die mensen kunnen veel beter overtuigen dan adviseurs zoals wij.” Suzanne vult aan: “Dat podium geef je bijvoorbeeld door een bijeenkomst te organiseren met een aantal partijen en dat je hem of haar een presentatie laat geven, of je vraagt of je tijdens een overleg het voorbeeld van die persoon mag gebruiken met eventueel een persoonlijke toelichting.”
Successen vieren
Ook is het volgens Tom belangrijk dat je je successen viert. “We besteden bijvoorbeeld aandacht aan die successen op LinkedIn of we gaan langs met potten snoep. Het is leuk en belangrijk om een positieve vibe te krijgen en mensen met naam en toenaam te noemen.”
Fysiek ontmoeten
Hierop aansluitend geeft Suzanne aan dat ze de ROAZ-overleggen altijd met Teams hebben gedaan, maar dat ze nu – op veler verzoek – eens fysiek met de betrokken partijen om tafel gaan. “ Dat gaat 13 mei gebeuren, mét borrel. Want ook dat is belangrijk, dat moet je niet onderschatten!”
Bestuurlijk commitment
Wat ook goed is geweest voor voortgang in de regio is dat ze bestuurlijk commitment hadden via het genoemde TAZK-project. Tom: “Het helpt om in je voortgangsrapportage heel expliciet te maken wie waar staat. Dus je laat in je rapportage een overzicht zien van berichten die wel of niet op groen staan bij bepaalde partijen. Bestuurders houden er niet zo van om geen groen vinkje te hebben en komen dan in beweging.”
De volgende stappen
Aan de slag met de volgende berichten
Tom: “Van de 24 berichten zijn er nu 6 geïmplementeerd in de regio. De ambitie is om aan de slag te gaan met die berichten waarvan wij denken dat ze ook echt wat toevoegen. De randvoorwaarden moeten dan wel goed zijn. Ze moeten ten eerste ontwikkeld worden en het is van belang om er landelijk voor te zorgen dat de drempel om daarmee aan de gang te gaan zo laag mogelijk is. Ook is het belangrijk om afspraken met leveranciers te hebben over de ontwikkelde methodieken. Dan zou het veel eenvoudiger en minder kostbaar kunnen zijn.”
Welk bericht staat bovenaan de lijst van Tom en Suzanne? “De spoedsamenvatting”, is hun antwoord. “Dit is het deel van het dossier van de huisarts dat bij de spoedeisende hulp, de ambulance en de mensen van de meldkamer terechtkomt. Dat zal de kwaliteit van zorg ten goede komen en kan onnodige zorg voorkomen. Dat is zeker in het kader van zorgcoördinatie wel een van de belangrijkste berichten.”
Koplopers spoedsamenvatting
Tom en Suzanne geven aan dat ze in hun regio onderzoeken of er koplopers te vinden zijn voor de spoedsamenvatting. Ze benadrukken dat het zeker bij huisartsen heel belangrijk is om te kijken hoe je dat goed faciliteert, omdat zij alleen tijd hebben voor strikt noodzakelijke activiteiten. “Dat moet echt met een soepele implementatie en je moet goed kijken dat kosten niet op de verkeerde plek terechtkomen. Huisartsen moet je echt ontzorgen in activiteiten en financiën, anders gaat het niet lukken.”
Uitbreiding sectoren
Verder is het van belang de ontbrekende sectoren VVT en GGZ aan het proces toe te voegen. “Dat moet je niet aan de regio’s overlaten, je moet daar landelijk regie op zetten en er moet snel wat ontwikkeld worden zodat we dat kunnen gebruiken. Tot die tijd moeten we het in de regio doen met de middelen die we nu hebben en vooral niet investeren in tijdelijke halve maatregelen”, aldus Tom.
Doorpakken!
Tom concludeert: “Het is heel goed om hiermee bezig te zijn, ik sta er ook volledig achter en het kan ook echt wat toevoegen. Maar het is ook ingewikkeld, en het kost geld en tijd. Het idee van koploperprojecten is heel goed, maar het is van belang daarbij te benoemen dat er daarna ook nog veel moet gebeuren. Er is een landelijke push nodig en ik denk dat dat minimaal de komende 5 jaar nog nodig blijft. Als je het over anderhalf jaar weer stopt, is dat echt zonde van het geld geweest. We moeten nu echt doorpakken!”
***
Traumasymposium in het AMC: meld u aan!
Op 19 juni 2025 vindt het Traumasymposium plaats in het AMC. Op deze avond wordt veel met medisch inhoudelijke casuïstiek gewerkt. Daarnaast geeft David Baden een presentatie met het thema ‘Wanneer wissel je welke informatie uit in de acute zorg?’
Dit symposium is toegankelijk voor mensen binnen en buiten de regio.