Binnen Acute Zorgregio Oost gebeurt veel op het gebied van digitale gegevensuitwisseling. In het kader van Met spoed beschikbaar werken ze aan betere informatie-uitwisseling in de acute zorgketen. Deze keten omvat ongeveer 300 huisartsendagpraktijken, 5 huisartsenspoedposten, 6 ziekenhuizen, 3 regionale ambulancevoorzieningen en 1 meldkamer. We spraken met May Brummelaar en Carlijn Rouwhorst, strategisch projectleiders bij netwerkbureau Acute Zorgregio Oost (AZO), om te horen hoe zij de gegevensuitwisseling in hun regio aanpakken.  

Van strategie naar uitvoering in de regio

De rol van May en Carlijn is de afgelopen tijd gegroeid. De kern van hun werk is het regionaal coördineren van digitale gegevensuitwisseling in de acute zorgketen. De rol van het bureau is de afgelopen tijd veranderd van een ondersteunende rol naar een meer proactieve rol. “Het was eigenlijk een logisch vervolg,” vertelt May. “Landelijk en in de regio groeit de behoefte en noodzaak voor inzicht in patiëntgegevens. Ons bureau fungeert als vliegwiel om implementaties van berichten door te voeren. De zorgorganisaties in de regio moeten het uiteindelijk doen, en dat doen ze ook!” Carlijn legt uit: “De implementatie van berichten is het laatste stukje. Daarvoor doen we veel voorbereidend werk: plannen maken, bijeenkomsten organiseren in de regio en zorgen dat iedereen op de juiste manier geïnformeerd is. We starten elke implementatie met een kick-off met de juiste personen uit de zorgorganisaties aan tafel. Daarna splitsen we op in een groep die zich bezighoudt met werkafspraken en een groep die zich bezighoudt met techniek.”  

May vult aan: “Je rolt uit wat landelijk is bedacht, maar vertaalt dat naar de behoefte en mogelijkheden in de regio. De ambulanceberichten en de spoedverwijzing van HAP naar SEH zijn al geïmplementeerd. Momenteel zijn we bezig met de voorbereidingen voor de implementatie van de digitale spoedmelding van HAP naar meldkamer, waarbij alle 5 HAP-organisaties betrokken zijn. Ook werken we aan de implementatie van de spoedeisendehulpterugkoppeling en kijken we of we koploperprojecten kunnen starten. Tegelijkertijd zijn we bezig met een project waarbij we inzicht in patiëntgegevens gaan organiseren in de regio voor de acute vvt en acute ggz, als onderdeel van het transformatieplan voor zorgcoördinatie. 

Een belangrijke succesfactor: samenwerking

“We zijn begonnen met het eenduidig neerzetten van de werkafspraken rondom de ambulanceberichten en hebben toen een constructieve groep gecreëerd”, zegt May. Daarnaast waren er al ervaringen in de regio met de ambulanceberichten en de spoedeisendehulpterugkoppeling tussen het Radboudumc, RAV Gelderland-Midden en RAV Gelderland-Zuid. Dit heeft enorm geholpen bij de motivatie voor het regionaal implementeren, zowel voor de partijen die dit nog niet gebruikten als die al wel ervaringen hadden. “Mensen kennen elkaar inmiddels goed en weten elkaar te vinden.” Carlijn: “De groep is heel open. Er zitten onder andere ambulanceverpleegkundigen, medisch managers én SEH-artsen in, vaak met meerdere rollen. Daardoor ontstaat er begrip voor elkaars perspectief en kom je sneller tot werkbare afspraken. Ook bijvoorbeeld rond de spoedeisendehulpterugkoppeling.” Dat werkt door in nieuwe projecten.“Je bouwt steeds verder op die relaties”, aldus May. Tot slot helpt zorgcoördinatie bij het schetsen van kaders en heldere doelen.

Aanjagen zonder over te nemen

Het netwerkbureau speelt een actieve rol, maar neemt het werk niet over van zorgorganisaties. “We organiseren en jagen aan,” legt May uit, “maar de technische implementatie doen de organisaties zelf. Wij zorgen dat de juiste mensen aan tafel zitten en dat het proces loopt.” Carlijn: “Als mensen vastlopen, brengen wij ze bij elkaar. Soms is dat al genoeg. Daarbij schakelen we ook met het landelijke programma Met spoed beschikbaar, zoals bij de implementatie van de spoedmelding van HAP naar meldkamer. Bij andere berichten wijzen we de zorgaanbieders op de toolkit of hebben ze zelf al contact met de implementatieadviseurs van Met spoed beschikbaar of leveranciers.” 

Leren door te doen en door te vragen

Carlijn: “Wij zijn geen techneuten, maar je moet wel begrijpen wat er speelt. Er zijn genoeg mensen in de regio met kennis van zaken, dus we zeggen ook gewoon: leg het nog eens uit. Neem ons mee.” May: “Doorvragen helpt enorm. Hoe werkt het nou echt in een systeem? Waar zit de bottleneck? Dat maakt dat je betere werkafspraken kunt maken.” Daarbij kijken ze ook naar koploperprojecten en andere zorgaanbieders en netwerkbureaus in andere regio’s, die berichten in gebruik hebben genomen. “De contacten zijn makkelijk gelegd om te horen hoe zij bepaalde zaken hebben aangepakt en dan hoef je ook niet alles zelf uit te vinden.” 

Bovenregionale samenwerking

In Acute Zorgregio Oost werken zorgaanbieders in de spoedzorg vaak ‘bovenregionaal’ samen. Dit gaat bijvoorbeeld om ambulances die op ziekenhuizen in andere regio’s rijden en andersom. May: “Zo hebben we recent met Netwerk Acute Zorg Midden-Nederland geschakeld om te horen welke werkafspraken zij hebben om te kijken of die overeenkomen. We kijken dan ook met onze zorgaanbieders of die afspraken elkaar niet bijten. Het hoeft niet allemaal rechtgetrokken te worden, maar we proberen wel om de afstemming beter op elkaar aan te laten sluiten. Dit betekent dat je ook over de regiogrenzen heen goed naar werkafspraken moet kijken.”
     

Uitdagingen 

Natuurlijk gaat niet alles vanzelf. “De technische randvoorwaarden kosten vaak tijd”, aldus May. “Denk aan de doorlooptijd van certificaten en registraties bij de spoedmelding van HAP naar meldkamer. Dat kan implementaties vertragen. Het verschilt echter per type berichtuitwisseling.” Daarnaast is de tijd van zorgprofessionals schaars. “Je hebt hen echt nodig,” benadrukt Carlijn, “maar er wordt al veel van hen gevraagd, dus je wilt hen niet overvragen.” Ook systemen vormen soms een beperking. “Je merkt dat EPD’s niet altijd optimaal aansluiten bij de werkwijze van zorgprofessionals”, zegt May. “Dan ontstaan alternatieve werkwijzen. Dat is leerzaam, maar ook een signaal voor leveranciers.”

Kleine zaken, groot effect

Soms zit succes in iets simpels. Carlijn: “Wat ons helpt? De appeltaart.” May: “Klopt! We hadden bijeenkomsten met appeltaart en dachten: misschien begint steeds diezelfde appeltaart een beetje te vervelen. Maar dat werd niet gewaardeerd.” Carlijn: “Dus nu hoort de appeltaart er gewoon bij. Het maakt een bijeenkomst laagdrempelig en gemoedelijk – en dat helpt echt.”

Tips voor andere regio’s

Wat kunnen andere regio’s leren? 

• Pak de telefoon – “Gewoon bellen als iets niet loopt.” 

• Wees nieuwsgierig – “Vraag door, ook als je iets niet begrijpt.” 

• Verbind actief – “Breng mensen samen en laat ze elkaar vinden.” 

• Zet dat stapje extra – “Blijf niet afwachten.”

Wanneer is het ‘af’?

Op de vraag wanneer het werk klaar is, moeten ze lachen. Carlijn: “Eigenlijk nooit.” May: “Digitale gegevensuitwisseling blijft zich ontwikkelen.” En misschien is dat precies de kern: geen eindpunt, maar een continu proces van verbeteren, verbinden en vooruitgaan.